Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân đúng quy định

Thông thường các đối tượng mua hàng là khách lẻ/cá nhân sẽ không có nhu cầu lấy hóa đơn bán hàng, vậy người bán có bắt buộc phải xuất hóa đơn cho cá nhân trong trường hợp này không? Chi tiết lời giải đáp nằm trong bài viết dưới đây!

1. Cách viết hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân

1.1 Quy định về nội dung trên hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân

Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC yêu cầu người bán phải ghi rõ các nội dung sau khi lập hóa đơn:

– Tên, ký hiệu, số, mẫu số của hóa đơn

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán, người mua (nếu có).

– Tên hàng hoá và dịch vụ kèm số lượng và đơn giá cho từng mặt hàng, tổng tiền hàng chưa thuế và sau thuế, mức thuế áp dụng,…

– Chữ ký số của người bán

– Thời điểm lập hóa đơn

– Mã của cơ quan thuế (Nếu có).

– Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước

– Chiết khấu thương mại, ưu đãi, khuyến mại (nếu có),…

1.2 Trường hợp người bán không cần viết đầy đủ thông tin hóa đơn

Người bán sẽ không cần phải ghi đầy đủ tất cả các thông tin hóa đơn theo quy định nếu họ hoạt động trong những lĩnh vực đặc thù: việc bán hàng xảy ra liên tục, thường xuyên, mỗi lần bán hàng thường là theo số lượng vừa/nhỏ, giá trị không lớn và người dùng cuối (Khách lẻ/cá nhân) gần như không có mong muốn lấy hóa đơn. Cụ thể như sau:

– Các hóa đơn bán hàng trong siêu thị, trung tâm thương mại, bán xăng dầu, vé xem phim, hóa đơn vận tải và coi giữ phương tiện vận tại thì không bắt buộc phải có tên và địa chỉ của người mua.

– Các hóa đơn theo dạng thẻ, vé và tem thì không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (Trừ trường hợp các hóa đơn dạng thẻ, vé và tem đó có mã do cơ quan thuế cấp), tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua, thuế GTGT, tiền thuế,… Nếu trên tem, vé và thẻ điện tử đó đã ghi rõ giá thì không bắt buộc phải có số lượng, đơn vị tính, đơn giá nữa.

– Các hóa đơn dịch vụ vận tải hàng hóa nhưng được lập theo thông lệ quốc tế thay vì được lập qua website và hệ thống thương mại điện tử thì không bắt buộc phải có thuế GTGT, ký hiệu, mẫu số, số thứ tự hóa đơn, chữ ký số của người bán, địa chỉ và MST của người mua, 

Tuy nhiên, người bán vẫn cần xuất hóa đơn đầy đủ theo từng lần bán hàng để phục vụ cho việc hạch toán thuế.

1.3 Nguyên tắc xuất và sử dụng hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân

Khi xuất hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân, người bán cần chú ý những nguyên tắc sau (Được quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP):

– Người bán được yêu cầu phải lập HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu quy định của cơ quan thuế và đưa cho người mua. Bên cạnh đó, người bán cũng phải thể hiện tất cả các thông tin hóa đơn bắt buộc phải có theo quy định, bất kể giá trị tiền hàng của từng lần giao dịch. 

– Nhiều đơn vị kinh doanh có sử dụng máy tính tiền (Ví dụ: siêu thị, tạp hóa,…). Để thuận tiện hơn, người bán có thể lập hóa đơn trực tiếp bằng máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Trong trường hợp này, người bán phải đăng ký sử dụng HĐĐT được lập từ máy tính tiền.

Các tổ chức, cá nhân kinh doanh ghi nhớ các nguyên tắc về xuất và quản lý sử dụng hóa đơn này để tránh những sai phạm không đáng có.

>> Sếp chấm 10 điểm nhờ sử dụng UBot Invoice

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân không lấy hóa đơn

Không phải lúc nào khách hàng cũng có nhu cầu lấy hóa đơn, vậy trong trường hợp này người bán có cần xuất hóa đơn nữa không? Tùy vào giá trị tiền hàng trong hóa đơn mà chia thành hai trường hợp như sau:

2.1 Trường hợp khách lẻ/cá nhân không lấy hóa đơn có tổng tiền hơn 200.000 đồng

Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định như sau:

“Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”

-> Đơn vị bán bắt buộc phải xuất hóa đơn cho khách hàng nếu giá trị tiền hàng từ 200.000 đồng trở lên, dù khách lẻ/cá nhân đó có lấy hóa đơn hay không.

Ví dụ: Người bán có thể viết hóa đơn trong trường hợp này như sau:

Lưu ý:

Đối với những hóa đơn bán lẻ xăng dầu, nếu khách hàng không lấy thì đơn vị bán vẫn phải lập chung một hóa đơn ghi tổng giá trị tiền hàng của những người không lấy hóa đơn vào ngày hôm đó. 

2.2 Xử phạt không xuất hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng cho khách lẻ/cá nhân 

Nếu người bán không xuất hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng cho khách lẻ/cá nhân, mức xử phạt theo quy định sẽ là:

– Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng nếu người bán lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, không tính trường hợp hóa đơn có dòng “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc người bán lập hóa đơn theo bảng kê. (Theo Khoản 3, Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC).          

– Phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng nếu người bán không lập hóa đơn có giá trị tiền hàng trên 200.000 đồng cho khách lẻ/cá nhân theo quy định. Người bán phải nộp phạt và xuất hóa đơn, giao cho người mua sau đó. (Theo Khoản 4, Điều 1, Thông tư 176/2016/TT-BTC).

2.2 Trường hợp khách lẻ/cá nhân không lấy hóa đơn có tổng tiền dưới 200.000 đồng

Người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn có giá trị tiền hàng dưới 200.000 đồng cho khách lẻ/cá nhân, trừ phi người đó yêu cầu bên bán phải lập và đưa hóa đơn cho họ. 

Nếu người bán không phải lập hóa đơn, họ phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ gồm:

+ Tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán

+ Tên hàng hoá, dịch vụ và tổng giá trị 

+ Ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.

Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi mục “Thuế suất GTGT” và “Tiền thuế GTGT” trong Bảng kê.

Sau đó, đơn vị bán phải lập hóa đơn GTGT/bán hàng có ghi giá trị tiền hàng tại mục Tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua. Sau đó viết “bán lẻ không giao hoá đơn” vào mục Tên và địa chỉ của người mua trên hoá đơn.

Như vậy, việc xuất hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân phụ thuộc vào giá trị tiền hàng chứ không phải do nhu cầu của người mua. UBot rất vui khi được chia sẻ những thông tin hữu ích với bạn và hẹn gặp lại trong những bài viết sau!