Trong những năm gần đây, giao dịch điện tử ngày càng trở nên phổ biến với các doanh nghiệp, nhằm rút ngắn thời gian, quy trình và tiết kiệm con người trong các giao dịch. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, Chính phủ Việt Nam đang định hướng số hóa toàn bộ các thủ tục giao dịch hành chính từ giấy sang điện tử đảm bảo nhanh chóng, minh bạch, rõ ràng. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, kế toán cần phải nắm chắc những thông tin dưới đây để sử dụng chữ ký số doanh nghiệp hiệu quả, an toàn và đúng quy định.

Căn cứ pháp lý:

Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số doanh nghiệp là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người nhận được thông điệp dữ liệu ban đầu có thể xác nhận định danh nguồn gốc và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đã ký số.

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng quy trình mã hóa bằng khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private).
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký số đóng vai trò như một con dấu để xác nhận văn bản này là của doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản mà doanh nghiệp, tổ chức giao dịch và được thừa nhận về mặt pháp lý.

Chữ ký số dễ dàng chuyển giao, không thể bị bắt chước bởi bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian. Chữ ký số đảm bảo tài liệu gốc sẽ được giữ toàn vẹn nội dung và người ký cũng không thể không công nhận nó sau này.

2. Thông tin thể hiện trên chữ ký số doanh nghiệp?

Trong chữ ký số doanh nghiệp chứa các nội dung thông tin sau:

• Thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Bao gồm: Tên doanh nghiệp, Mã số thuế của doanh nghiệp…;
• Số serial của Token;
• Thời hạn sử dụng có hiệu lực của chữ ký số;
• Những thông tin liên quan đến tổ chức chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp;
• Chữ ký xác nhận của tổ chức chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp;
• Những quy định về việc hạn chế sử dụng chữ ký số, quy định về phạm vi sử dụng của chữ ký số;
• Quy định về trách nhiệm và những hạn chế của các tổ chức chứng thực chữ ký cho doanh nghiệp;
• Một số những nội dung quan trọng khác dựa trên thông tin quan trọng được quy định bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Đặc điểm nhận dạng của chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp hình thức riêng lẻ có hai đặc điểm nhận dạng nổi bật:

• Chữ ký số có hình dạng như một chiếc USB được gọi là USB Token.
• Chứ ký số được bảo mật bằng mật khẩu được gọi là mã PIN.

Chữ ký số doanh nghiệp hình thức tập trung có các đặc điểm sau:

• Chữ ký số tập trung hay còn gọi là chữ ký số server (HSM)
• Chữ ký số không sử dụng thiết bị riêng lẻ để mã hóa, sử dụng chung một hệ thống chữ ký số cho nhiều điểm, nhiều cơ sở, chi nhánh doanh nghiệp.

Ngoài ra, một dạng chữ ký số mới đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm là chữ số từ xa không sử dụng USB Token. Đây là giải pháp tối ưu khắc phục được những hạn chế của chữ ký số sử dụng thiết bị.

4. Chức năng của chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp là giải pháp giúp doanh nghiệp:

• Ký số các giao dịch công trực tuyến:

Kê khai, nộp thuế, Hải quan, Ký số trên Hóa đơn điện tử, Bảo hiểm xã hội, khai C/O, đăng ký kinh doanh, tạm ngừng, thay đổi thông tin… tại Cổng thông tin quốc gia và các cơ quan hành chính,…bằng hình thức trực tuyến mà không cần phải giao dịch bằng hồ sơ giấy trực tiếp tại văn phòng cơ quan nhà nước.

• Thực hiện ký số trong các giao dịch khác:

Giao dịch qua ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, đấu thầu điện tử, ký kết hợp đồng với các đối tác, giao dịch qua email, hội nghị truyền hình hoặc ký kết hợp đồng từ xa, trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức Nhà nước, hay giữa các tổ chức cơ quan Nhà nước trong môi trường trực tuyến mà không cần phải hẹn gặp trực tiếp.

5. Thủ tục đăng ký chữ ký số doanh nghiệp

Để làm thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Bao gồm:

• Bản sao có công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt động hoặc Quyết định thành lập;
• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
• Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân/thẻ căn cước/hộ chiếu của người đại diện pháp lý.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ liên quan, doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để đăng ký sử dụng chữ ký số doanh nghiệp.

Nhà cung cấp sẽ thực hiện kiểm tra nội dung hồ sơ đề nghị cấp chữ ký số do doanh nghiệp cung cấp và tiến hành làm hợp đồng cũng như bàn giao chữ ký số cho người mua.

Trên đây, Tín Việt đã giới thiệu đến bạn thông tin về chữ ký số doanh nghiệp mà các kế toán cần nắm vững để áp dụng trong quá trình sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp mình.