Chữ ký là một biểu tượng viết tay thể hiện dấu ấn cá nhân của mỗi con người, được dùng để đại diện, minh chứng cho sự có mặt hoặc xác nhận sự đồng ý của người đó. Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp muốn thay đổi chữ ký cá nhân của mình vì một số lý do, nhưng lại từng sử dụng chữ ký cũ trong nhiều giao dịch quan trọng. Vậy lúc này, cần phải làm những thủ tục gì thay đổi chữ ký giám đốc của doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc theo Luật doanh nghiệp năm 2014

Căn cứ theo Luật doanh nghiệp năm 2014, tuỳ theo loại hình, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, Giám đốc/ Tổng Giám đốc có thể là đại diện theo pháp luật hoặc không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Xem thêm chữ ký số

Trong các thủ tục đăng ký/ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được quy định từ Điều 40 đến Điều 54 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP không có quy định liên quan đến việc thay đổi chữ ký của Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên Khoản 7 Điều 8 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định một trong những nghĩa vụ của doanh nghiệp đó là chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo; trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó.

Đồng thời, căn cứ Điểm b Khoản 2 Điều 15 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại các điều từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP thì doanh nghiệp gửi Thông báo theo mẫu quy định tại Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT (được sửa đổi bởi Phụ lục II-5 ban hành kèm Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Căn cứ Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2014, chữ ký chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh; chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là nội dung bắt buộc phải có trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – một trong những hồ sơ khi đăng ký doanh nghiệp. Do đó, nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp muốn thay đổi chữ ký, tức là thuộc trường hợp “cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc trường hợp thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.

Như vậy, trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, muốn thay đổi chữ ký thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục Thông báo cập nhật bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc không phải là người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục này.

2. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc/ Tổng Giám đốc trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Căn cứ Điều 118 Thông tư số 200/2014/TT-BTC, liên quan đến lập và ký chứng từ kế toán được quy định như sau:

“Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký”.

Như vậy, về mặt nguyên tắc, doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký số; và chữ ký của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký trước đó. Đối với chữ ký của Tổng Giám đốc/ Giám đốc hoặc người được uỷ quyền và đóng dấu phải phù hợp với chữ ký và mẫu dấu còn giá trị tại ngân hàng.

Trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc có nhu cầu thay đổi mẫu chữ ký thì phải thực hiện thủ tục thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng doanh nghiệp đăng ký tại khoản (nếu doanh nghiệp có tài khoản ngân hàng).

3. Thủ tục thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Tóm lại, căn cứ theo các quy định của pháp luật về chữ ký người đại diện pháp luật nêu trên, khi Giám đốc/ Tổng Giám đốc doanh nghiệp thay đổi chữ ký thì tuỳ theo từng trường hợp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục sau đây:

Bước 1: Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư (nếu Giám đốc/ Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

Bước 2: Thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký tài khoản (nếu doanh nghiệp có đăng ký tài khoản ngân hàng).

Bước 3: Mở sổ đăng ký mẫu chữ ký (nếu chưa có) hoặc cập nhật lại sổ đăng ký mẫu chữ ký (nếu đã có sổ đăng ký mẫu chữ ký).

Lưu ý: Để thuận tiện việc hoạt động kinh doanh, khi chủ doanh nghiệp có thay đổi chữ ký thì ngoài thực hiện các thủ tục nêu trên, doanh nghiệp nên Thông báo thay đổi chữ ký đến các khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.