Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào theo quy định pháp luật?

Trong quá trình ghi nhận, thực hiện các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn, việc mất hóa đơn đầu vào là điều khó tránh khỏi. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào theo đúng quy định của pháp luật. 

>>>>> Anh chị tìm hiểu thêm về thông tư 78 tại đây

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn bán hàng, là loại chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động của doanh nghiệp

Những chứng từ cần thiết đi kèm hóa đơn đầu thường vào bao gồm:

2. Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào theo quy định của pháp luật?

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn thì căn cứ theo quy định tại điều 28, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các bước xử lý như sau:

• Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Nếu khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc và ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật, đóng dấu (nếu có) trên biên bản

• Bước 2: Lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn

Doanh nghiệp cần lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/HĐG Phụ lục IA chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Nếu ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ thì theo quy định của pháp luật, ngày cuối cùng của thời hạn sẽ được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Để lập mẫu báo cáo số BC21/HĐG, doanh nghiệp lưu ý về nội dung các tiêu thức như sau:

• Cột (1): Số thứ tự

• Cột (2) – Tên loại hóa đơn

• Cột (3) – Mẫu số: Điền mẫu hóa đơn cần báo cáo. Ví dụ nếu mất hóa đơn GTGT, kế toán doanh nghiệp điền 01/GTKT.

• Cột (4) – Ký hiệu hóa đơn: Xem lại ký hiệu hóa đơn trên liên 1 quyển hóa đơn để điền.

• Cột (5) và (6) – từ số, đến số: Nếu mất 1 hóa đơn, doanh nghiệp nhập số “1” cho cả hai cột này, nếu mất nhiều hóa đơn thì cần nhập rõ ràng từ số nào đến số nào. Trường hợp mất số hóa đơn không liên tiếp, nhấn “F5” để xuống dòng và tiếp tục nhập.

• Cột (7) – Số lượng: Do phần mềm tự cập nhật.

• Cột (8) – Liên hóa đơn: Điền liên hóa đơn bị mất.

• Cột (9) – Ghi chú: Chọn đúng trường hợp bị mất hóa đơn do chưa sử dụng, chưa viết chưa báo cáo,..

• Dòng “Lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn”: Điền lý do bị mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp.

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị thực hiện cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp trên phần mềm kế toán. Tuy nhiên, DN nên ưu tiên các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế khuyến nghị. Trong đó, MISA là đơn vị được Tổng Cục Thuế đánh giá cao bởi những tính năng thông minh, vượt trội và tính an toàn bảo mật cao. Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, giúp doanh nghiệp tránh khỏi tình trạng mất mát, cháy hỏng hóa đơn.

• Bước 3: Bên bán chụp lại liên 1 của hóa đơn

Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. 

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 có liên quan đến bên thứ ba thì cần căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định

3. Quy định về mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào

Căn cứ Điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 05/12/2020 quy định về hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành hóa đơn, hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa lập áp dụng các mức phạt như sau:

Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, số lượng hóa đơn giao dịch mỗi ngày càng tăng lên thì việc xảy ra những sai sót, mất, cháy hỏng hóa đơn càng dễ xảy ra. Do đó, các công cụ, công nghệ hỗ trợ được xem là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp.