Tổng hợp nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mới nhất 

>>>>> Anh chị tìm hiểu thêm về thông tư 78 tại đây

Việc xuất hóa đơn sai không chỉ gây thiệt cho người mua lẫn người bán mà còn có thể vi phạm quy định của pháp luật. Vậy những nguyên tắc xuất hóa đơn nào doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện. 1. Hoá đơn điện tử là gì?

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: 

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

1.2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp được chia làm các loại chính như sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động vận tải quốc tế;

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

• Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động vận tải quốc tế;

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

• Các loại hóa đơn khác, gồm:

+ Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;

+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn mới nhất

Các trường hợp phải xuất hóa đơn, bao gồm:

Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

2.1. Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Khi xuất hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần lưu ý để tuân thủ các nội dung sau: 

• Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp

• Hóa đơn không được tẩy xóa, viết chồng đè lên nhau hay sửa chữa

• Khi lập hóa đơn không được sử dụng hai màu mực để viết và không dùng mực màu đỏ hay loại mực dễ phai

• Nội dung trên hóa đơn như chữ viết, chữ số phải viết liền mạch với nhau, không được ngắt quãng và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn

• Các liên hóa đơn GTGT phải giống nhau và phải lập theo thứ tự của hóa đơn

2.2. Nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng

Căn cứ khoản 2 điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:

• Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;

• Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

• Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

2.3. Nguyên tắc xuất Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Căn cứ theo Điều 8, Thông tư 78 về hoá đơn điện tử quy định rõ nội dung về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.

• Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

• Không bắt buộc có chữ ký số;

• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

• Ngoài ra, hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, thông tin người mua nếu người mua yêu cầu.

• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

• Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT thời điểm lập hóa đơn, mã của Cơ quan thuế.

Trường hợp số lượng đơn hàng trong ngày lớn thì việc xuất hóa đơn thủ công sẽ khiến kế toán doanh nghiệp rất vất vả.

3. Các yêu cầu khi xuất hoá đơn điện tử 

3.1. Về thời điểm lập hoá đơn

Căn cứ theo quy định tại điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Thời điểm lập hóa đơn với một số trường hợp cụ thể như sau:

• Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác: Tthời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. 

• Đối với dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

• Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

3.2 Về nội dung hoá đơn

Căn cứ điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về những thông tin cần có trên hóa đơn điện tử để có đáp ứng đủ điều kiện của đơn điện tử như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền, thuế VAT,…

• Chữ ký của người bán và người mua.

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

• Mã của cơ quan thuế.

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)

• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. 

• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn…

4. Thủ tục xuất hóa đơn điện tử theo quy định tại thông tư 78

4.1. Xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

Doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã/ tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:

• Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử 

• Đúng định dạng về hóa đơn điện tử

• Đúng thông tin đăng ký theo quy định

• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định

Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4.2. Xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Căn cứ điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:

• Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

• Doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.